Toute entreprise dispose normalement d’un standard téléphonique qui permet de répondre aux préoccupations de ses clients ou prospects. Toutefois, l’accueil réservé aux clients n’est pas toujours professionnel. Beaucoup parmi eux ressortent déçus lorsqu’ils appellent une entreprise pour solliciter un service. Un bon traitement client commence par les premiers mots pour lui souhaiter la bienvenue. Voici quelques exemples de message d’accueil téléphonique gratuit.
Le pré-décroché d’un message d’accueil téléphonique gratuit pour son entreprise
Le pré-décroché est un message d’accueil qui informe l’appelant qu’il est à l’endroit souhaité, qu’il est sur la bonne ligne téléphonique. Il est très court et ne dure pas plus d’une minute. Il se déclenche automatiquement dès que l’appelant lance l’appel.
Pour en définir un, vous pouvez vous inspirer de ces exemples :
- bonjour, vous êtes en train de joindre l’entreprise Safari, veuillez patienter pour être mis en relation,
- bonjour, votre appel est dirigé vers l’entreprise Safari, veuillez patienter s’il vous plaît,
- bonjour, vous appelez Safari, une agence de tourisme française, merci de bien vouloir patienter.
Le pré-décroché est important, car il sert de guérite virtuelle pour une entreprise.
Message d’accueil après décrochage
Il faut savoir que ce type de message est généralement court. Il faut mettre en avant le nom de l’entreprise suivi d’une salutation et faire une invite à l’expression. Voici quelques exemples :
- entreprise Picard bonjour, que pouvons-nous pour vous aider s’il vous plaît ?,
- entreprise Picard, bonjour monsieur, bonjour madame…… Ici, vous laissez un temps pour avoir une réaction du client,
- bonjour, vous êtes bien à l’entreprise Picard, quelle est votre préoccupation ?,
- entreprise Picard Bonjour, Juliette pour vous servir.
Il est recommandé de donner son nom au client pendant l’entretien téléphonique. Cela permet de le fidéliser indirectement. S’il est satisfait, il demandera à parler au prochain appel à la personne qui l’avait reçu au premier contact.
Le message pour faire patienter au téléphonique (l’attente téléphonique)
Pour éviter que l’interlocuteur ou le client s’ennuie au téléphonique, il est conseillé d’utiliser un message comme générique pendant qu’il patiente au téléphone. Par exemple, vous pouvez opter pour
- nous sommes toujours en train de traiter votre requête, merci de bien vouloir patienter s’il vous plaît,
- safari vous remercie pour votre appel, votre préoccupation et bien prise en compte, veuillez patienter s’il vous plaît,
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Prenez soin d’accompagner les messages d’une musique agréable pendant le temps d’attente.
Message d’accueil pour le répondeur
Pendant les jours ou horaires d’indisponibilité, il est important de laisser un message d’accueil qui informe les appelants. À titre d’exemple, vous pouvez opter pour
- bonjour, vous êtes bien à Safari, nos bureaux sont fermés aux heures de pause, veuillez laisser votre message. Nous vous rappelons,
- bonjour, vous êtes sur le répondeur de Safari, nos bureaux sont fermés en week-end, merci de poser votre préoccupation.
Retenez que définir un message d’accueil téléphonique gratuit est une preuve de professionnalisme pour une entreprise. Cela améliore ainsi son image de marque auprès de ses clients ou du public en général.