Pour les petites et moyennes entreprises, il est vital de pouvoir communiquer de manière fluide avec les fournisseurs, les autres partenaires commerciaux et les clients. L’intercommunication entre les différents employés et départements est aussi naturellement cruciale. Pour les PME, la combinaison d’appels téléphoniques, d’e-mails et d’applications est souvent écrasante, surtout lorsque les employés travaillent aussi à domicile.
Une infrastructure téléphonique traditionnelle avec un PBX physique et des téléphones fixes est de moins en moins pertinente. La plupart des entreprises modernes optent aujourd’hui pour des applications de communication dans le cloud. Et ils ont de bonnes raisons de le faire. Après tout, ils sont beaucoup plus flexibles et rentables.
Qu’est-ce que la téléphonie dans le nuage ?
Un système téléphonique dans le nuage est une solution complète de téléphonie d’entreprise qui fonctionne entièrement sur Internet. C’est aussi ce qu’on appelle un appel VoIP, qui signifie « Voice over Internet Protocol ». Un peu comme les applications de ton smartphone. Il s’agit essentiellement de la téléphonie en tant que service et non en tant que produit. Toutes les fonctions sont accessibles et faciles à configurer via Internet.
Comme il s’agit d’un service, il est souvent proposé par un fournisseur VoIP pour un forfait mensuel attractif, incluant de nombreuses fonctionnalités utiles.
Quelles sont les possibilités de la téléphonie en nuage pour les PME ?
Le fait que tout fonctionne dans le cloud ouvre un monde infini de possibilités, auparavant inaccessibles aux PME.
Accessibilité flexible
Un standard téléphonique qui ne fonctionne qu’à un seul endroit est obsolète. Aujourd’hui, tes employés et toi devez pouvoir passer des appels, faire des chats vidéo, envoyer des courriels et passer des appels de n’importe où et depuis différents appareils. Avoir un numéro de ligne fixe sur un mobile est aussi un jeu d’enfant.
La principale caractéristique de la téléphonie en nuage, et donc en même temps son principal avantage, est que le système fonctionne entièrement en ligne sur n’importe quel téléphone portable, ordinateur et tablette. Pour passer des appels, il suffit d’avoir une connexion Internet.
À une époque où le travail à domicile est devenu une habitude, l’accessibilité flexible est tout simplement devenue indispensable.
Tout est clair dans un seul portail en ligne
Un autre avantage de la téléphonie en nuage est que tous les aspects peuvent être gérés à partir d’un seul tableau de bord en ligne en quelques clics de souris. Tu ne dépendras donc plus de ton opérateur téléphonique ou d’un technicien pour modifier certaines options. Pense à l’ajout de nouveaux utilisateurs, à la modification des paramètres, au renvoi automatique d’appels, à la modification des destinations finales, à la modification des autorisations, et ainsi de suite. Ainsi, en tant que propriétaire d’entreprise, tu as un contrôle total sur la téléphonie de ton entreprise.
Renvoi d’appel intelligent
Si tu travailles avec plusieurs employés, c’est un travail difficile de transférer efficacement tous ces appels entrants à la bonne personne. Pour cela, tu dois soit employer un réceptionniste à plein temps, soit acheter un central téléphonique physique et coûteux. Avec la téléphonie moderne dans le cloud, ce problème aussi a disparu.
Grâce à un SVI ou système interactif de réponse vocale, tu peux configurer ton propre menu de renvoi d’appel intelligent en un rien de temps. Un système IVR est le cœur battant d’un système téléphonique dans le nuage. Il accueille les appelants et les transfère aux personnes autorisées de ton organisation. Le renvoi peut se faire à partir d’un menu de composition traditionnel ou même automatiquement en fonction des données de l’appel entrant, comme le numéro appelé ou l’appelant, la date et l’heure de la journée.
C’est encore mieux si tu sais que tu peux aussi transférer les appels en fonction du planning de disponibilité de tes employés. Les appels sont ensuite simplement transférés aux membres du personnel disponibles à ce moment-là.
Messagerie vocale numérique
La messagerie vocale numérique est un véritable changement de jeu pour les entreprises qui doivent gérer beaucoup d’appels de clients. Il transcrit automatiquement les messages enregistrés dans un message texte et l’envoie ensuite par e-mail à l’employé concerné. Tu peux aussi l’écouter simplement via l’application PBX. Ainsi, pas besoin de s’embêter à composer des numéros et des codes pour écouter les messages vocaux. Les employés reçoivent les messages dans leur boîte aux lettres et peuvent immédiatement commencer à répondre aux questions et à aider les clients.
Centre d’appels virtuel
Et si tu combines ces avantages et les fonctions de la téléphonie en nuage, en tant que PME, tu as un véritable centre d’appels virtuel à ta disposition. Chaque appel est important, et grâce aux menus de sélection intelligents, au renvoi d’appel intelligent et à la modification facile des destinations finales, chaque appel va directement à la bonne personne.
Téléphonie en nuage personnalisée pour ta petite ou moyenne entreprise
Il existe également un large choix en termes de téléphonie d’entreprise en ligne et de fournisseurs de numéros de téléphone européens. Cependant, il n’est pas toujours facile de choisir la meilleure solution pour ta petite ou moyenne entreprise. Pour les indépendants et les petites et moyennes entreprises, il y a quelques points importants à prendre en compte :
- Convivialité ? Un système téléphonique en ligne doit faciliter la communication et être capable de fonctionner en pilote automatique après l’installation sur la base d’un branchement.
- Une solution tout-en-un ? Qu’est-ce qui est inclus dans le forfait proposé ? Appel en ligne, interface en ligne, menu de numérotation intelligent, appels gratuits et équitables, renvoi d’appel intelligent, messagerie vocale numérique, etc.
- Hardphone inclus ? Un téléphone professionnel (hardphone) avec toutes les cloches et les sifflets est-il inclus dans le paquet ou dois-tu l’acheter à un tiers ?
- Compatibilité ? Tous mes employés peuvent-ils installer l’application de façon illimitée sur leurs appareils préférés (Android comme iPhone) en utilisant un code QR ?
Des numéros de téléphone faciles à mémoriser
Il est en principe possible d’enregistrer et de gérer toutes les variantes de numéros de téléphone d’entreprise via un PBX moderne.
De manière générale, il existe 3 options.
- Numéros locaux : Entre autres, un numéro de Paris 01 peut être choisi.
- Numéros nationaux : Il s’agit du numéro 09 que l’on peut appeler en France au tarif local, mais qui n’est pas lié à une région ou une ville spécifique.
- Les chiffres verts : Il est également possible d’acheter un numéro 0800. Ces numéros verts ont une réputation positive en France car ils peuvent être appelés gratuitement.
- Numéros étrangers : Un numéro de téléphone international fait aussi partie des possibilités, par exemple en achetant un numéro belgique en ligne.
La téléphonie dans le nuage est l’avenir et cet avenir est maintenant
La VoIP hébergée te donne plus de flexibilité, plus de contrôle et des coûts plus bas, ce qui est toujours agréable pour les petites et moyennes entreprises. Cela te permet, en tant que chef d’entreprise, de te concentrer sur la croissance de ton entreprise et l’augmentation de la satisfaction des clients. Et précisément parce que c’est si simple et efficace, tu n’as pas besoin d’avoir une expertise particulière, de suivre une formation ou d’engager des personnes spécialisées pour utiliser tous ces gadgets pratiques.
En tant qu’entrepreneur, tu as de toute façon assez de choses dans ton assiette. La dernière chose que tu veux est de te casser la tête sur les détails complexes d’un central téléphonique. En bref, la téléphonie en nuage offre tout ce dont les petites entreprises ont besoin pour prospérer dans un monde commercial de plus en plus compétitif et en constante évolution.