Lorsqu’elle a lieu au moment opportun, l’organisation d’une conférence en entreprise engendre toujours des effets positifs extrêmement intéressants. Elle participe à motiver et fédérer les équipes autour d’un projet commun, tout en développant les compétences des collaborateurs. Venu de l’extérieur, l’expert-intervenant sera également très bien placé pour apporter un regard neuf à l’assistance concernant un grand nombre de sujets. Cependant, certaines erreurs sont à éviter à tout prix lorsque l’on envisage un projet de ce type. Sous peine de nuire grandement à son efficience. Quels sont ces écueils ?
Se montrer trop peu exigeant lors du choix du conférencier
Bien choisir le conférencier est évidemment l’élément clé d’une bonne organisation de conférence en entreprise. Privilégiant la quantité à la qualité, de nombreuses sociétés ont pourtant tendance à se précipiter sur le premier venu sans vraiment réfléchir. Et bien sûr, l’intervenant ne correspond pas du tout aux attentes et au public visé : c’est la catastrophe. Voilà comment éviter cette erreur grossière :
- Définissez précisément vos objectifs pour la conférence en même temps que le profil recherché.
- Cherchez-vous à plutôt développer la motivation ou les compétences techniques de vos collaborateurs ?
- Faites des recherches approfondies pour trouver plusieurs conférenciers potentiels ;
- Enfin, comparez bien leurs profils et compétences par rapport à vos besoins. Ne vous contentez pas d’un simple CV, demandez des références récentes.
On notera que des plateformes spécialisées telles que We Champ se chargent désormais de vous mettre en contact avec les intervenants les plus pointus, Claudie Haigneré pour ne citer qu’elle. Comme on peut le constater à la lecture de son curriculum, l’expertise n’exclut pas la polyvalence.
Bâcler l’organisation logistique de l’événement
Ainsi, s’attacher les services de celle que l’on surnomme Bac +19 donne du sens à l’organisation d’une conférence en entreprise. Capable d’apporter des connaissances acérées à une assistance, Claudie Haigneré se distingue également par une capacité rare : celle de lier diverses problématiques les unes avec les autres pour les éclairer d’une lumière nouvelle. Il serait donc dommage de tout gâcher en bâclant la logistique !
Pour permettre aux participants de bénéficier d’une expérience optimale et donc enrichissante, vous seriez bien inspiré de :
- Réserver une salle de qualité assez longtemps à l’avance, et vérifier bien que la jauge et les équipements correspondront à vos besoins ;
- Prévoir un test technique complet pour vous assurer que le matériel vidéo/son fonctionne parfaitement ;
- Prendre en charge les détails pratiques : badges, accueil des participants, signalétique, navettes, etc. ;
- Disposer d’un plan B au cas où : salle de repli, équipements de rechange, support de présentation PDF en cas de problème technique.
Négliger la communication lors de l’organisation d’une conférence en entreprise
Enfin, bien organiser une conférence en entreprise passe aussi par une bonne opération de communication. Cela permet de faire de la publicité sur votre événement tout en stimulant l’enthousiasme : un teasing bien mené conditionne la réceptivité des participants le jour J. Voici donc les points principaux à observer pour réussir cette opération :
- Bien en amont de l’événement, créez une page dédiée sur votre intranet pour centraliser toutes les infos pratiques au même endroit ;
- Diffusez des teasers vidéo des conférenciers pour présenter leur profil et donner envie d’assister à leur intervention ;
- Utilisez les réseaux sociaux internes pour partager des contenus inspirants et faire monter la hype autour de l’événement ;
- Multipliez les supports de com’ : affiches, flyers, ou mailings ciblés. Alternez communication digitale et physique pour toucher le plus de monde possible ;
- Faites des annonces régulières lors des réunions d’équipe ;
- Envoyez un mail de rappel quelques jours avant à tous les inscrits pour limiter les désistements de dernière minute.
Vous êtes parvenus à vous attacher les services d’un intervenant de qualité, votre logistique est fluide, et votre campagne de communication a été bien menée ? Félicitations. Il ne vous reste maintenant plus qu’à assister à la présentation et à récolter le fruit bien mérité de vos efforts !