Les PME évoluent désormais dans un environnement très concurrentiel créé par la forte digitalisation de nombreux processus. Par conséquent, elles doivent miser sur leur image de marque pour espérer se distinguer. En B2B et B2C, les clients et partenaires accordent leur confiance aux entreprises transparentes et pourvues d’une bonne réputation. Ces caractéristiques dépendent parfois de la manière dont les contrats sont gérés en interne. Quel est le lien avec l’image de la marque dans ce cas ?
Logiciel de gestion contractuelle : un gage de transparence
Les entreprises ont pendant longtemps géré manuellement leurs différents contrats grâce à Excel ou des fiches papier. Évidemment, de telles méthodes ne sont pas exemptes de risques. En dehors des erreurs fréquemment commises, il n’est pas rare que des données se perdent ou ne soient pas traçables. Le meilleur moyen d’éliminer toutes ces irrégularités consiste à miser sur un programme informatique spécialement conçu pour moderniser les méthodes de travail.
Aujourd’hui, il est possible de garantir la sécurité de vos données avec un logiciel de gestion de contrats. L’outil technologique permet entre autres de :
Centraliser les conventions
Vos contrats les plus importants ne sont plus éparpillés dans des dossiers à cause d’une gestion hasardeuse. Le logiciel utilisé permet de les conserver dans un unique emplacement accessible 24h/24 et 7j/7 par :
- Les managers ;
- Les commerciaux de l’entreprise ;
- Le personnel du département juridique.
L’avantage de l’outil est qu’il est fréquemment mis à jour, et vous débarrasse des clauses discordantes. Centraliser vos contrats aide toutes les parties prenantes à accéder à des données identiques au besoin. Cela permet d’accentuer la transparence et la cohérence des informations partagées.
Suivre les termes et obligations
L’autre atout du logiciel de gestion contractuelle est sa capacité à configurer automatiquement des alertes selon des moments déterminants. Ces derniers sont relatifs aux reconductions, règlements et livraisons. Cette fonctionnalité vous évite les dépenses engendrées par les oublis, et rend l’entreprise plus crédible vis-à-vis des partenaires. Vous leur démontrerez ainsi que les engagements pris seront tenus dans les délais fixés.
Avoir un historique des changements
Le logiciel de gestion contractuelle procède à l’enregistrement de toutes les modifications apportées à vos conventions. L’outil y intègre également l’identité de l’auteur, ainsi que l’horodatage. Une telle traçabilité démontre l’implication de votre entreprise pour le respect des procédures relatives à la gestion contractuelle. Tous les changements apportés au document peuvent d’ailleurs être consultés en temps réel.
Se conformer aux différentes normes
Tous les contrats gérés avec un logiciel conçu à cet effet sont adaptés aux différentes règlementations comme :
- Le droit des contrats ;
- Le RGPD ;
- Etc.
Le programme informatique vous garantit une conformité sans aucune faille à toutes les étapes. Votre organisation est ainsi mise à l’abri des potentielles sanctions. Les autorités de régulation l’apprécieront davantage pour sa démarche éthique.
Quels sont les atouts pour les partenaires et investisseurs ?
L’entreprise et ses équipes en interne ne sont pas les seules parties à jouir des avantages d’un logiciel de gestion contractuelle. Les investisseurs et partenaires de l’organisation concernée en tirent également certains atouts. Les premiers sont avant tout intéressés par la façon dont la société est dirigée, et le mode d’administration des risques. Ils ont besoin d’être rassurés sur ces points avant d’investir du capital. Comment s’y prendre dans ce cas ?
Les dirigeants doivent prouver que leur manière de gérer l’entreprise est orthodoxe et compréhensible. Cela souligne aussi l’importance d’avoir des contrats parfaitement élaborés, et susceptibles d’être audités au besoin. Autrement dit, les investisseurs veulent avoir l’assurance de leur retour sur investissement et une maitrise des aléas. Quant aux partenaires B2B, leurs intérêts dans le cas d’une gestion contractuelle automatisée sont différents.
Ils veulent avant tout une collaboration durable basée sur une convention aux clauses bien définies. Le logiciel de gestion leur donne des accès sécurisés pour se tenir au courant des promesses faites par l’entreprise. L’avantage d’une relation axée sur cette forme de transparence est qu’elle évite diverses situations conflictuelles. Les problèmes sont résolus plus rapidement, et la relation de partenariat bénéficie d’un renforcement.
La gestion des contrats ne doit pas être reléguée au rang de tâche administrative au sein des entreprises. Bien utilisée, elle constitue aussi un élément capable de renforcer l’image de marque. Pour y parvenir, vous devez choisir un excellent logiciel conçu pour administrer vos différentes conventions. Cela rendra la relation avec vos clients et partenaires plus transparente. Sur les plans juridiques et financiers, les aléas seront mieux maitrisés. Ces conditions permettront de gagner plus facilement la confiance des investisseurs.