En examinant les résultats de la mise en œuvre avec les personnes responsables, vous constaterez souvent la nécessité de fixer de nouveaux objectifs et d’apporter des corrections de trajectoire. Gardez la trace du plan initial et gérez les changements avec soin. Bien que les changements ne doivent être effectués que pour de bonnes raisons, n’ayez pas peur de mettre à jour votre plan et de le garder vivant. Il dispose de tableaux Planifié, Réel et Écart, complets avec des formules liées, pour faciliter l’analyse active des flux de trésorerie.
Prescription pour une planification vivante
- Après le démarrage de votre plan, enregistrez une copie de votre plan, puis tapez les résultats réels dans les tableaux Prévisions de ventes, Profits et pertes et Jalons réels. Observez ensuite ce que les vues d’écart vous indiquent.
- Notez lorsque les résultats réels indiquent que vous devez apporter des modifications.
- Restez en mode Actual et apportez des ajustements aux mois futurs de votre plan de trésorerie Actual. Après tout, il est déjà plus précis que le plan initial, car il dispose de résultats réels pour les mois déjà terminés.
- A la clôture de chaque mois, tapez les résultats réels par rapport aux chiffres de votre plan révisé dans la zone Réel.
Le plan de vente de départ
L’exemple commence dans cette première illustration avec les prévisions de ventes importées d’un plan d’affaires fini, développé.
Illustration 1 : plan de vente de départ
Résultats réels des ventes
Dans l’illustration suivante, vous voyez les résultats réels de la même entreprise pour les trois premiers mois du plan, à la fin du mois de mars, montrant les chiffres réels des ventes.
Illustration 2 : résultats réels des ventes
Plan par rapport aux ventes réelles
La troisième illustration ci-dessous vous montre le plan par rapport aux résultats réels (ou écart) pour cette entreprise hypothétique. Le tableau de bord de gestion affiche automatiquement les résultats planifiés par rapport aux résultats réels pour les différents tableaux.
Illustration 3 : écart des ventes
En examinant la variance des prévisions de ventes pour les trois premiers mois, vous devriez constater plusieurs tendances importantes :
- Les ventes unitaires de systèmes sont décevantes, bien en dessous des prévisions.
- Le revenu moyen des ventes de systèmes est également décevant.
- Les ventes unitaires de services sont décevantes, mais les ventes en euros sont en nette augmentation.
- Les ventes sont bien supérieures aux attentes pour les logiciels et la formation.
Ajustement du plan de vente
L’un des principaux avantages de créer un plan sur un ordinateur est la facilité avec laquelle vous pouvez le modifier. Mois après mois, au fur et à mesure que vous enregistrez vos résultats réels, vous pouvez apporter des modifications à votre plan dans les mois à venir des tableaux réels, préserver les tableaux du plan et être en mesure de voir l’écart entre le plan et le réel.
Dans cet exemple, si l’entreprise sait dès le mois de mars que les ventes seront différentes de celles prévues en avril, elle doit estimer la prévision révisée, comme une correction des résultats futurs. Lorsque les résultats réels sont disponibles, ils peuvent alors remplacer les chiffres du plan révisé par les résultats réels. La zone des résultats réels peut alors devenir une zone de plan pour les corrections de trajectoire.
Comparer la différence entre les colonnes de février et de mars dans l’Illustration 1 : Plan de vente de départ (le plan initial) ci-dessus, et l’Illustration 4 : Plan de vente ajusté dans le tableau réel, (la zone des résultats réels).
Illustration 4 : Plan de vente ajusté dans le tableau réel
L’illustration 4 montre comment cette entreprise effectue ses corrections de trajectoire avec des révisions dans les colonnes d’avril et de mai du tableau Sales Forecast Actual, avant même qu’elles ne se produisent, pour refléter les changements indiqués dans la période de janvier à mars. Comme l’entreprise savait que les ventes de systèmes seraient en baisse, elle l’a prévu et a effectué une révision des prévisions dans la zone des données réelles. Cette même révision affecte les bénéfices projetés, le bilan et – surtout – la trésorerie.
Poursuivez votre lecture sur la croissance de vos entreprises et le plan par rapport au réel dans la partie 2 de cette série.